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le Aziende entro il 29/11/2011, devono comunicare al registro imprese della C.C.I.A.A. il proprio indirizzo di casella PEC - Posta Elettronica Certificata - (Legge n.2/2009)
Il decreto prevede che «le copie su supporto informatico di qualsiasi tipologia di documenti analogici originali, formati in origine su supporto cartaceo o su altro supporto non informatico, sostituiscono ad ogni effetto gli originali da cui sono tratte» purchè la loro conformità all'originale sia assicurata da chi lo detiene mediante firma digitale.
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Legalmail: la posta elettronica certificata
Legalmail ha un valore legale superiore a quello della raccomandata A/R e del fax ed è in grado di sostituire le tradizionali modalità di
comunicazione cartacea.
Legalmail non è solo uno strumento di trasmissione, ma è un servizio integrato con caratteristiche e funzionalità che garantiscono la massima
sicurezza e migliorano la fruibilità delle comunicazioni.
Legalmail è un canale di interscambio efficiente con fornitori, clienti e partner e agevola
attività ancora più delicate quali l’invio dei documenti dei bandi di gara o il rapporto con gli enti di previdenza.
Legalmail è semplice da utilizzare ed è consultabile sia da webmail che dai comuni strumenti di posta elettronica (Outlook, Thunderbird, ...).
È inoltre dotato di antivirus e antispamming ed è sempre aggiornato alla normativa vigente.
Quando usare Legalmail?
- Legalmail sostituisce la raccomandata, il fax o altri strumenti tradizionali:
- nei rapporti con soggetti che dispongono di posta certificata
- consegna di documenti a enti e pubbliche amministrazioni
- gestione di gare di appalto
- inoltro di circolari e direttive
- convocazioni di Consigli, Assemblee, Giunte
- gestione di comunicazioni ufficiali all'interno
- di organizzazioni complesse
- invio/ricezione di offerte, contratti e ordini
- nelle trasmissioni in cui sia importante la ricevuta dell'inoltro
- della comunicazione, ma non si richieda la notifica della consegna
- spedizione fatture
- invio paghe e stipendi
- comunicazione listini
Funzionamento
Al momento dell'invio di una mail PEC, il Provider PEC del mittente si occuperà di inviare al mittente una ricevuta che costituirà valore legale dell'avvenuta (o mancata) trasmissione del messaggio con precisa indicazione temporale del momento in cui la mail PEC è stata inviata.
In egual modo il provider del destinatario, dopo aver depositato il messaggio PEC nella casella del destinatario, fornirà al mittente una ricevuta di avvenuta consegna, con l'indicazione del momento temporale nel quale tale consegna è avvenuta.
In caso di smarrimento di una delle ricevute presenti nel sistema PEC è possibile disporre, presso i provider del servizio, di una traccia informatica avente lo stesso valore legale in termini di invio e ricezione, per un periodo di trenta mesi, secondo quanto previsto dalle normative sotto citate.
Dal punto di vista dell'utente, una casella di posta elettronica certificata non si differenzia da una casella di posta normale, cambia solo per quello che riguarda il meccanismo di comunicazione sul quale si basa la PEC e sulla presenza di alcune ricevute inviate dai gestori PEC mittente e destinatario.
La posta elettronica certificata, per essere tale, deve seguire le regole fissate dal DPR 68/2005 e dalle successive regole da esso previste. Queste norme, insieme ad altre (in particolare il Codice dell’Amministrazione Digitale), ne stabiliscono la validità legale, le regole e le modalità di utilizzo. In particolare:
- Il servizio può essere erogato esclusivamente dai gestori accreditati presso il CNIPA che è l’organo pubblico preposto al controllo della posta elettronica certificata.
- Per la PEC devono essere usati domini dedicati (un dominio di PEC non contiene caselle email non-PEC).
Vantaggi della PEC
- risparmi consistenti rispetto ai costi dei servizi tradizionali
- ricevute di invio e di consegna, comprensive di ora esatta, con valore legale e opponibili a terzi in caso di contenzioso
- maggiore efficienza e velocità grazie all'eliminazione della gestione della carta e dei tempi di consegna
- integrità, riservatezza e certificazione delle comunicazioni
Legalmail in più include i seguenti servizi a valore aggiunto:
- supporto di un customer care specializzato
- salvataggio automatico delle ricevute,
dei messaggi e degli allegati
- notifica via SMS della ricezione dei messaggi
- integrazione con i servizi di firma digitale,
disponibili nella Business Key di InfoCert
- personalizzazione a richiesta dei domini
- antivirus aggiornato più volte al giorno
- antispam ad alte prestazioni
- affidabilità e sicurezza superiori allo standard di mercato,
grazie a sofisticati sistemi in grado di garantire la business continuity
- possibilità di integrare le caselle Legalmail in altre applicazioni
- consolle di gestione, per chi possiede molte caselle Legalmail
Il quadro normativo di riferimento
Il quadro normativo di riferimento relativo alla Posta Elettronica Certificata è il seguente:
- Decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, “Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3.” (G.U. 28 aprile 2005, n. 97)
- Decreto Ministeriale 2 novembre 2005, “Regole tecniche per la formazione, la trasmissione e la validazione, anche temporale, della posta elettronica certificata” (G.U. del 14 novembre 2005, n. 265)
- Circolare CNIPA CR/49 24 novembre 2005, “Modalità per la presentazione delle domande di iscrizione all’elenco pubblico dei gestori di posta elettronica certificata” (G.U. 5 dicembre 2005, n. 283)
- Circolare 7 dicembre 2006, n. 51, “Espletamento della vigilanza e del controllo sulle attività esercitate dagli iscritti nell'elenco dei gestori di posta elettronica certificata (PEC), di cui all'articolo 14 del decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, «Regolamento recante disposizioni per l'utilizzo della posta elettronica certificata, a norma dell'articolo 27 della legge 16 gennaio 2003, n. 3».”
- Decreto Legislativo 7 marzo 2005, n. 82 (G.U. 16 maggio 2005, n. 93)
http://it.wikipedia.org/wiki/Posta_elettronica
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